مردم عادت دارند سریع ایمیل بزنند. در طول عصر ، می توانید دوازده یا بیشتر پیام رد و بدل کنید ، و مکاتبه با دوستان و اقوام اغلب شبیه گفتگوی شفاهی است. با این حال ، هنگام نوشتن نامه های شغلی ، باید قوانین آداب و معاشرت را رعایت کنید ، و این قوانین برای ایمیل و نامه های عادی تقریباً یکسان است.
لازم است
- - یک کامپیوتر با اتصال به اینترنت ؛
- - دفترچه تلفن.
دستورالعمل ها
مرحله 1
هدف پیام خود را بیان کنید. نوشتن آن ضروری نیست ، اما باید به وضوح درک کنید که آیا می خواهید به یک قرارداد جدید دست پیدا کنید ، مشتری جدید بگیرید ، کارمند جدید استخدام کنید ، ادعا کنید یا تعطیلات را به راحتی به شرکای خود تبریک بگویید.
گام 2
به این فکر کنید که چه کسی باید نامه شما را دقیقاً دریافت کند. شکل آن تا حد زیادی به این بستگی دارد. شاید اصلاً نیازی به نوشتن چیزی نباشد ، اما کافی است با تلفن تماس بگیرید ، در یک انجمن تخصصی در مورد اوضاع بحث کنید یا شخصاً موضوع را حل کنید.
مرحله 3
نوع نامه را انتخاب کنید. برای مصرف کننده ، این می تواند یک پیشنهاد از یک محصول یا خدمات ، اطلاعات دیگر از نوع تبلیغات باشد. می توانید نظر سنجی کنید. بانک ها اغلب بدهی ها یا شرایط جدید وام را به مشتریان یادآوری می کنند. شما می توانید اطلاعات مربوط به جای خالی و اخطار استخدام را به شخصی که می خواهید در تیم خود مشاهده کنید ارسال کنید. برخی از پیام ها باید توسط کارمندان شرکت به صورت کتبی دریافت شود. اینها اطلاعات انضباطی و هشدار کاهش است. شرکا معمولاً پیشنهادهای جدید ، شکایات و عذرخواهی ها را دریافت می کنند.
مرحله 4
نامه تجاری باید حاوی جزئیات خاصی باشد ، بنابراین بهتر است فوراً فرم ها را تهیه کنید. فرم تکمیل شده را می توان از طریق پست الکترونیکی به عنوان ضمیمه ارسال کرد و یا با نامه عادی از طریق نامه عادی یا گواهی شده چاپ و ارسال کرد. در بالای صفحه باید نام شرکت شما وجود داشته باشد ، یا حتی بهتر - آرم. کمی در زیر تاریخ و شماره ذکر شده است ، و در صورت لزوم ، پیوند به منابع شبکه (به عنوان مثال ، اگر شرایط قرارداد یا اسناد مناقصه در وب سایت رسمی قرار گرفته باشد). بهتر است ستون مربوط به موضوع نامه را نگه دارید. آن را پررنگ کنید. این کار باعث می شود مخاطب شما به سرعت اسنادی را که هر روز برای امضای وی ارسال می شود ، هدایت کند.
مرحله 5
نام خانوادگی ، نام ، نام خانوادگی و موقعیت شخصی را که نامه برای او در نظر گرفته شده مشخص کنید. بسیاری از شرکت ها وب سایت های خود و یا حداقل صفحات اصلی در اینترنت را دارند. احتمالاً تماس هایی در آنجا وجود دارد. می توانید با منشی تماس بگیرید و متوجه شوید که کدام یک از کارمندان در یک مسئله خاص درگیر هستند. این شرکت ممکن است دارای نامهای خانوادگی و حتی کارکنانی باشد که دارای نام خانوادگی و حروف اول هستند.
مرحله 6
نامه خود را با یک آدرس شخصی با نام و نام خانوادگی شروع کنید. مناسب است که کلمه "محترم" را به آن اضافه کنید ، حتی اگر نامه انضباطی را می نویسید. در قسمت مقدماتی ، مخاطب را از تماس قبلی یادآوری کنید ، حتی اگر مدتها پیش باشد. این احتمال وجود دارد که این کارمند با مشکلات زیادی دست و پنجه نرم کند. لازم است به او فرصت دهید تا جهت گیری کند و در عین حال نشان دهد که برای وقت او ارزش قائل هستید. این می تواند پیوندی به قرارداد منعقد شده در تاریخ معین باشد ، یا پیامی است که رزومه ارسال شده در سایت توسط مدیریت بررسی شده است. اگر در حال نوشتن پاسخ هستید ، لطفاً مشخص کنید که پاسخ دهنده شما چه اقدامی را آغاز کرده است.
