کارمندان ادارات اغلب مجبور هستند نامه ها را از طریق نمابر ارسال کنند. موارد می تواند کاملاً متفاوت باشد ، اما اگر برای اولین بار با چنین مشکلی روبرو شدید و کاملاً نمی دانید که چگونه می توانید نامه ای را به فکس ارسال کنید ، چه باید کرد
دستورالعمل ها
مرحله 1
نامه خود را در MS Word بنویسید ، با استفاده از الگویی که می توانید در MS Publisher برای افزودن آرم شرکت استفاده کنید. در صورت نیاز به ساخت صفحات گسترده و نمابر ، از MS EXEL استفاده کنید. اگر عکس ارسال می کنید ، باید پسوند JPEG داشته باشد.
گام 2
توجه داشته باشید که اندازه یک نامه استاندارد که می تواند با فاکس ارسال شود یک صفحه A4 است. قلم مورد نیاز برای نوشتن حداقل 10 نقطه است. به همین دلیل ، بهتر است تمام افکار خود را روی یک برگ نگه دارید تا مجبور نشوید اطلاعات را از طریق چندین صفحه ارسال کنید.
مرحله 3
تمام اطلاعات را به طور واضح و روشن بیان کنید. در نامه ای که برای نمابر ارسال خواهید کرد ، فقط آنچه برای مخاطب شما مفید و جالب است را بنویسید. اگر مثلاً درخواست خاصی برای شما ارسال شده است ، بدون انحراف از موضوع و غیره ، دقیقاً به آن پاسخ دهید.
مرحله 4
تصاویر یا نقاشی های کوچک را به حروف وارد نکنید ، آنها می توانند تار شوند و در نتیجه ، مخاطب فقط نظر منفی در مورد شما یا شرکت شما دریافت می کند. حتماً در انتهای پیام آدرس ، شماره تلفن / نمابر یا سایر اطلاعات تماس خود را وارد کنید.
مرحله 5
نامه خود را چاپ کنید سند را از نظر کیفیت چاپ بررسی کنید ، باید خوب باشد ، همه حروف باید واضح باشد و مبهم نباشد تا گیرنده بتواند متن را بسازد. اگر کاستی پیدا کردید ، آنها را اصلاح کنید و نامه را دوباره چاپ کنید.
مرحله 6
سینی تغذیه سند را روی فکس باز کنید. معمولاً در پشت دستگاه قرار دارد. نامه خود را رو به پایین وارد کنید. اگر چندین برگ دارید ، بررسی کنید آیا دستگاه فکس شما از ارسال انبوه پشتیبانی می کند یا نه ، باید هر برگ را جداگانه وارد کنید.
مرحله 7
منتظر بوق باشید ، دستگاه باید کاغذ را بگیرد. شماره نمابر گیرنده خود را بگیرید. منتظر پاسخ در انتهای دیگر سیم باشید.
مرحله 8
خود را معرفی کنید و نشان دهید که مایل به ارسال نمابر هستید. دکمه "شروع" را به همراه مخاطب فشار دهید (معمولاً آنها می گویند: "شروع"). اگر تمام مراحل کامل شود ، نمابر ارسال می شود. لوله را تعویض نکنید تا زمانی که کاغذ از ماشین عبور کرده است.
مرحله 9
روی دکمه "تماس" کلیک کنید و مشخص کنید نامه شما به مخاطب ارسال شده است (آیا نمابر گذشته است). اگر کیفیت نمایشگر ضعیف است ، همه مراحل را دوباره امتحان کنید.
