انسان مدرن مجبور است ایمیل داشته باشد. بدون آن ، ثبت نام در پروژه های مختلف اینترنتی ، ایجاد حساب در شبکه های اجتماعی و داشتن یک زندگی تجاری کامل غیرممکن است. در جاهایی که اطلاعات زیادی وجود دارد ، باید قوانینی برای حفظ نظم وجود داشته باشد.
آیا تابحال سعی کرده اید تعداد روزانه تعداد ایمیل ها را به صندوق ورودی خود بشمارید؟ گاهی اوقات تعداد آنها بیش از صد است و این حد نیست. کاملاً واضح است که چرا یافتن حروف واقعاً مهم در چنین جریانی از اطلاعات دشوار است. چگونه می توان در نامه های خود نظم داد و از تکرار این هرج و مرج در آینده جلوگیری کرد؟
ریشه مشکل
ایمیل یک کانال ارتباطی کلاسیک است که از طریق آن همچنان در یک فضای حرفه ای رد و بدل می شود. ما اعلان ها ، اسناد پروژه ، فاکتورهای پرداخت ، تماس با شرکای تجاری آینده و غیره را از طریق ایمیل خود دریافت می کنیم. هرج و مرج در ایمیل باعث ایجاد آشفتگی در ذهن می شود: شما نمی توانید افکار خود را جمع آوری کنید ، داده های مهم را به خاطر بسپارید ، فراموش کردن چیزی آسان است ، یافتن چیزی دشوار است …
از این رو کمبود وقت و تحریک پذیری ساده است. پس چرا یکبار ایمیل خود را مرتب نکرده و فقط مرتباً آن را نگه دارید؟! باور کنید کار با چنین نامه هایی لذتبخش است!
مرتب کردن چیزها
عادت کنید مکاتبات دریافتی را به دسته هایی تقسیم کنید: شغلی ، شخصی ، تفریحی ، جالب و غیره. در صورت نیاز حتی می توانید حروف را با نام خانوادگی مرتب کنید. حتماً از برچسب های استاندارد سرویس خود استفاده کنید: حروف را به عنوان مهم علامت گذاری کنید ، آنها را با ستاره و سایر علائم مشخص قرار دهید. ایمیل های غیرضروری را در فهرست عمومی نگذارید - بلافاصله آنها را به عنوان "هرزنامه" علامت گذاری کنید. همچنین لغو اشتراک در نامه های پستی غیرضروری به درد شما نمی خورد.
کار با گروه نامه ها را بیاموزید. فقط تعداد مشخصی از نامه های دریافتی را با ویژگی های مشابه برجسته کنید و آنها را به یک دایرکتوری جداگانه ارسال کنید ، آنها را حذف کنید یا علامت گذاری کنید. این کمک می کند تا مشکل گیجی در جریان گسترده ای از ایمیل های ورودی حل شود.
هنگامی که ایمیل های مهمی دریافت می کنید ، اما نمی توانید بلافاصله پاسخ دهید ، آنها را با غنی ترین برچسب استاندارد علامت گذاری کنید: دفعه بعدی که نامه را شروع می کنید ، ابتدا متوجه آنها می شوید و به آنها پاسخ می دهید. اگر بلافاصله این کار را انجام ندهید ، نامه های مهم در میان دیگران گم می شوند ، و فرد را ناامید می کنید و یا وقت انجام کاری مهم را نخواهید داشت.
حروفی وجود دارد که ذخیره آنها اصلاً منطقی نیست. اگر مطمئناً می دانید نامه دریافت شده به وضوح هرزنامه است ، بلافاصله آن را حذف کنید ، بدون اینکه حتی آن را باز کنید. در غیر این صورت ، هر بار بر روی آن گیر خواهید افتاد ، و وقت خود را برای خواندن مجدد عنوان از دست خواهید داد. در حجم یک حرف ، چند ثانیه صرف خواهید کرد ، اما وقتی تعداد آنها زیاد باشد ، اتلاف وقت کاملاً ملموس به نظر می رسد.
